Przeprowadzki urzędów i instytucji Wrocław

Instytucja publiczna nie może zamknąć się na tydzień z powodu zmiany budynku. Mieszkańcy przychodzą do okienek, uczniowie na lekcje, pacjenci na wizyty, a akta muszą być dostępne i przez cały czas pod kontrolą. Przeprowadzki urzędów i instytucji we Wrocławiu planujemy więc inaczej niż relokacje firm: z naciskiem na dokumentację, rozliczenie mienia i pracę w godzinach, w których budynek jest zamknięty dla interesantów.

Kogo obsługujemy

Zamówienia publiczne i dokumenty

Instytucje zlecają przeprowadzki zwykle w trybie zapytania ofertowego albo przetargu. Na podstawie opisu przedmiotu zamówienia albo oględzin budynku przygotowujemy ofertę z zakresem prac, liczbą dni i ekipą. Każde zlecenie realizujemy na umowie i rozliczamy fakturą VAT. Przed ofertą warto udostępnić nam plan pomieszczeń oraz informację, które meble zostają w starym budynku, bo od tego w największym stopniu zależy objętość prac.

Mienie z numerami inwentarzowymi

W instytucji każde krzesło i szafa figurują w ewidencji. Przy przeprowadzce pomagamy zachować porządek, który później ułatwia inwentaryzację: elementy oznaczamy numerem pomieszczenia docelowego, a listy przekazania przygotowane przez instytucję podpisujemy przy załadunku i rozładunku. Sprzęt przeznaczony do likwidacji odkładamy osobno, żeby nie trafił do nowego budynku przez pomyłkę.

Archiwa i dane osobowe

Akta pakujemy w kartony zamykane i opisywane w obecności pracownika odpowiedzialnego za archiwum. Kolejność segregatorów odwzorowujemy na regałach w nowym miejscu. Dokumenty z danymi osobowymi przewozimy bez przystanków i bez przeładunku, a ich rozpakowanie odbywa się pod nadzorem instytucji. Zasady dostępu do archiwum ustala zawsze administrator danych.

Harmonogram etapami

1. Oględziny obu budynków: wejścia, windy, rampy, godziny otwarcia i miejsca postoju.
2. Podział na etapy – dział po dziale albo piętro po piętrze – z osobą koordynującą po stronie instytucji.
3. Pakowanie archiwów i pomieszczeń rzadziej używanych kilka dni przed terminem.
4. Przeprowadzka stanowisk obsługi po godzinach urzędowania albo w weekend.
5. Ustawienie mebli według planu i odbiór pomieszczeń przez instytucję.

Gdy nowy budynek nie jest jeszcze odebrany, wyposażenie może przeczekać w naszym magazynie. Ogólne zasady relokacji biur opisujemy na stronie przeprowadzki firm.

Przeprowadzki instytucji – pytania