Stěhování úřadů a institucí Wrocław
Veřejná instituce nemůže kvůli změně budovy zavřít na týden. Občané chodí k přepážkám, žáci na vyučování, pacienti na vyšetření a spisy musejí být dostupné a po celou dobu pod kontrolou. Stěhování úřadů a institucí ve Wrocławi proto plánujeme jinak než relokace firem: s důrazem na dokumentaci, evidenci majetku a práci v době, kdy je budova pro veřejnost zavřená.
Pro koho pracujeme
Úřady a samosprávné organizace
Klientská centra, sekretariáty, kanceláře zaměstnanců a spisovny. Stěhování celých odborů nebo jednotlivých oddělení do nového sídla.
Školy a mateřské školy
Lavice, skříně, učební pomůcky, vybavení učeben a knihoven. Nejpohodlněji o prázdninách, kdy je budova prázdná.
Zdravotnická zařízení a knihovny
Nábytek ordinací, dokumentace, regály s knihovním fondem. Zdravotnickou techniku, která vyžaduje servis, převážíme po odpojení oprávněným personálem.
Veřejné zakázky a doklady
Instituce zadávají stěhování obvykle formou poptávkového řízení nebo výběrového řízení. Na základě popisu předmětu zakázky nebo prohlídky budovy připravíme nabídku s rozsahem prací, počtem dní a složením týmu. Každou zakázku realizujeme na základě smlouvy a vyúčtujeme fakturou s DPH. Před podáním nabídky je vhodné poskytnout nám plán místností a informaci, který nábytek zůstává ve staré budově, protože na tom rozsah prací závisí nejvíce.
Majetek s inventárními čísly
V instituci je každá židle a skříň vedena v evidenci. Při stěhování pomáháme udržet pořádek, který později usnadní inventarizaci: kusy označujeme číslem cílové místnosti a předávací protokoly připravené institucí podepisujeme při nakládce i vykládce. Vybavení určené k vyřazení odkládáme zvlášť, aby omylem neskončilo v nové budově.
Archivy a osobní údaje
Spisy balíme do krabic, které se uzavírají a popisují za přítomnosti pracovníka odpovědného za archiv. Pořadí šanonů na regálech v novém místě zachováme. Dokumenty s osobními údaji převážíme bez zastávek a bez překládky a jejich vybalení probíhá pod dohledem instituce. Pravidla přístupu k archivu vždy stanoví správce údajů.
Harmonogram po etapách
- Prohlídka obou budov: vchody, výtahy, rampy, otevírací doba a místa pro stání.
- Rozdělení na etapy – odbor po odboru nebo patro po patře – s koordinátorem na straně instituce.
- Balení archivů a méně používaných místností několik dní před termínem.
- Stěhování klientských pracovišť po úředních hodinách nebo o víkendu.
- Rozmístění nábytku podle plánu a převzetí místností institucí.
| Druh zařízení | Vhodný termín |
|---|---|
| Úřad, klientské centrum | po úředních hodinách, víkend |
| Škola, mateřská škola | zimní prázdniny, letní prázdniny |
| Vysoká škola | přestávka mezi semestry, léto |
| Zdravotnické zařízení | dny bez ordinačních hodin, postupně ordinace po ordinaci |
Pokud nová budova ještě není zkolaudovaná, vybavení může počkat v našem skladu. Obecné zásady relokace kanceláří popisujeme na stránce stěhování firem.
Stěhování institucí – otázky
Podáte nabídku v poptávkovém řízení?
Ano. Potřebujeme popis rozsahu prací a nejlépe i možnost prohlédnout si budovy před podáním nabídky.
Můžete pracovat o víkendu a po pracovní době?
Ano, u institucí je to standard. Termíny volíme tak, aby přerušení provozu pro veřejnost bylo co nejkratší.
Jak převážíte dokumenty s osobními údaji?
V uzavřených, popsaných krabicích, přímo mezi budovami, bez skladování po cestě. Dohled nad archivem zůstává na straně instituce.
Odvezete nábytek určený k vyřazení?
Ano, poté co ho instituce formálně vyřadí z evidence. Odvoz dokládáme tak, jak to zadavatel vyžaduje.
Jaké máte pojištění?
Máme pojištění odpovědnosti do 500 000 PLN. Pokud to zadavatel požaduje, přiložíme k nabídce potvrzení o pojistce.
Nové sídlo
bez přerušení provozu
Nabídka na stěhování úřadu, školy nebo zařízení ve Wrocławi.
Nabídka zdarma