Hivatalok és intézmények költöztetése Wrocław

Egy közintézmény nem zárhat be egy hétre azért, mert épületet vált. Az ügyfelek jönnek az ablakokhoz, a diákok az órákra, a betegek a vizsgálatokra, az iratoknak pedig elérhetőnek és folyamatosan ellenőrzött helyen kell lenniük. A hivatalok és intézmények költöztetését Wrocławban ezért másként tervezzük, mint a cégek áthelyezését: a dokumentációra, a vagyontárgyak elszámolására és arra helyezzük a hangsúlyt, hogy akkor dolgozzunk, amikor az épület zárva van az ügyfelek előtt.

Kiket szolgálunk ki

Közbeszerzések és dokumentumok

Az intézmények a költöztetést általában ajánlatkérés vagy közbeszerzési eljárás útján rendelik meg. A beszerzés tárgyának leírása vagy az épület megtekintése alapján ajánlatot készítünk a munkák körével, a napok számával és a csapattal. Minden megbízást szerződés alapján teljesítünk, és áfás számlával számolunk el. Az ajánlat előtt érdemes rendelkezésünkre bocsátani az alaprajzot, valamint azt az információt, mely bútorok maradnak a régi épületben, mert ettől függ leginkább a munka terjedelme.

Leltári számmal ellátott vagyontárgyak

Egy intézményben minden szék és szekrény szerepel a nyilvántartásban. A költözéskor segítünk megőrizni azt a rendet, amely később megkönnyíti a leltározást: az elemeket a célhelyiség számával jelöljük, az intézmény által készített átadási listákat pedig felrakodáskor és lerakodáskor aláírjuk. A selejtezésre szánt eszközöket külön tesszük, hogy tévedésből ne kerüljenek az új épületbe.

Archívumok és személyes adatok

Az iratokat az irattárért felelős munkatárs jelenlétében lezárt és feliratozott dobozokba csomagoljuk. A dossziék sorrendjét az új helyen a polcokon is visszaállítjuk. A személyes adatokat tartalmazó dokumentumokat megállás és átrakodás nélkül szállítjuk, kicsomagolásuk pedig az intézmény felügyelete mellett történik. Az archívumhoz való hozzáférés szabályait mindig az adatkezelő határozza meg.

Ütemezés szakaszokban

1. Mindkét épület felmérése: bejáratok, liftek, rámpák, nyitvatartás és parkolóhelyek.
2. Szakaszokra bontás – osztályonként vagy emeletenként – az intézmény részéről kijelölt koordinátorral.
3. Az archívumok és a ritkábban használt helyiségek becsomagolása néhány nappal az időpont előtt.
4. Az ügyfélszolgálati munkahelyek költöztetése ügyfélfogadási időn kívül vagy hétvégén.
5. A bútorok elhelyezése a terv szerint és a helyiségek átvétele az intézmény részéről.

Ha az új épületet még nem vették át, a berendezés kivárhat a raktárunkban. Az irodák áthelyezésének általános szabályait az irodaköltöztetés oldalán ismertetjük.

Intézmények költöztetése – kérdések