Déménagement d'administrations et d'institutions Wrocław

Une institution publique ne peut pas fermer pendant une semaine parce qu'elle change de bâtiment. Les usagers se présentent aux guichets, les élèves en cours, les patients à leurs rendez-vous, et les dossiers doivent rester accessibles et sous contrôle en permanence. Le déménagement d'administrations et d'institutions à Wrocław se planifie donc autrement qu'un transfert d'entreprise : l'accent est mis sur la documentation, le suivi des biens et le travail aux heures où le bâtiment est fermé au public.

Pour qui nous travaillons

Marchés publics et documents

Les institutions commandent généralement un déménagement par une demande de devis ou un appel d'offres. Sur la base du cahier des charges ou d'une visite du bâtiment, nous préparons une offre précisant l'étendue des travaux, le nombre de jours et l'équipe. Chaque mission est réalisée sous contrat et facturée avec TVA. Avant l'offre, il est utile de nous transmettre le plan des locaux et d'indiquer quels meubles restent dans l'ancien bâtiment, car c'est ce qui détermine le plus le volume de travail.

Biens avec numéros d'inventaire

Dans une institution, chaque chaise et chaque armoire figure dans l'inventaire. Lors du déménagement, nous aidons à maintenir un ordre qui facilite ensuite le récolement : les éléments sont marqués avec le numéro de la pièce de destination, et nous signons au chargement et au déchargement les bordereaux de transfert préparés par l'institution. Le matériel destiné à la réforme est mis de côté pour ne pas se retrouver par erreur dans le nouveau bâtiment.

Archives et données personnelles

Nous emballons les dossiers dans des cartons fermés et étiquetés en présence de l'agent responsable des archives. L'ordre des classeurs est reproduit sur les rayonnages du nouveau site. Les documents contenant des données personnelles sont transportés sans arrêt ni transbordement, et leur déballage se fait sous la surveillance de l'institution. Les règles d'accès aux archives sont toujours fixées par le responsable du traitement.

Un calendrier par étapes

1. Visite technique des deux bâtiments : entrées, ascenseurs, quais, horaires d'ouverture et emplacements de stationnement.
2. Découpage en étapes – service par service ou étage par étage – avec un coordinateur du côté de l'institution.
3. Emballage des archives et des locaux moins utilisés quelques jours avant la date.
4. Déménagement des postes d'accueil après les heures d'ouverture ou le week-end.
5. Mise en place du mobilier selon le plan et réception des locaux par l'institution.

Si le nouveau bâtiment n'est pas encore réceptionné, l'équipement peut patienter dans notre garde-meubles. Les principes généraux du transfert de bureaux sont décrits sur la page déménagement d'entreprise.

Déménagement d'institutions – questions