Behördenumzüge in Wrocław

Eine öffentliche Einrichtung kann wegen eines Gebäudewechsels nicht eine Woche lang schließen. Bürger kommen an die Schalter, Schüler zum Unterricht, Patienten zu ihren Terminen, und die Akten müssen jederzeit verfügbar und unter Kontrolle sein. Umzüge von Behörden und Institutionen in Wrocław planen wir daher anders als Firmenumzüge: mit Schwerpunkt auf Dokumentation, Abrechnung des Inventars und Arbeit zu Zeiten, in denen das Gebäude für den Publikumsverkehr geschlossen ist.

Wen wir betreuen

Öffentliche Aufträge und Dokumente

Institutionen vergeben Umzüge meist über eine Angebotsanfrage oder eine Ausschreibung. Auf Grundlage der Leistungsbeschreibung oder einer Besichtigung des Gebäudes erstellen wir ein Angebot mit Arbeitsumfang, Anzahl der Tage und Team. Jeden Auftrag führen wir auf Vertragsbasis aus und rechnen ihn mit einer Rechnung mit Mehrwertsteuer ab. Vor dem Angebot sollten Sie uns den Raumplan zur Verfügung stellen und mitteilen, welche Möbel im alten Gebäude bleiben, denn davon hängt der Arbeitsumfang am stärksten ab.

Inventar mit Inventarnummern

In einer Institution ist jeder Stuhl und jeder Schrank im Bestandsverzeichnis erfasst. Beim Umzug helfen wir, eine Ordnung zu wahren, die später die Inventur erleichtert: Wir kennzeichnen die Teile mit der Nummer des Zielraums und unterschreiben die von der Institution erstellten Übergabelisten beim Be- und Entladen. Geräte, die ausgesondert werden sollen, stellen wir getrennt ab, damit sie nicht versehentlich im neuen Gebäude landen.

Archive und personenbezogene Daten

Akten verpacken wir in Kartons, die im Beisein des für das Archiv zuständigen Mitarbeiters verschlossen und beschriftet werden. Die Reihenfolge der Ordner bilden wir in den Regalen am neuen Ort nach. Dokumente mit personenbezogenen Daten transportieren wir ohne Zwischenstopps und ohne Umladen, und das Auspacken erfolgt unter Aufsicht der Institution. Die Regeln für den Archivzugang legt stets der Verantwortliche fest.

Zeitplan in Etappen

1. Besichtigung beider Gebäude: Eingänge, Aufzüge, Rampen, Öffnungszeiten und Halteplätze.
2. Aufteilung in Etappen – Abteilung für Abteilung oder Stockwerk für Stockwerk – mit einer koordinierenden Person auf Seiten der Institution.
3. Verpackung der Archive und seltener genutzten Räume einige Tage vor dem Termin.
4. Umzug der Publikumsarbeitsplätze nach Dienstschluss oder am Wochenende.
5. Aufstellen der Möbel nach Plan und Abnahme der Räume durch die Institution.

Ist das neue Gebäude noch nicht abgenommen, kann die Einrichtung in unserem Lager zwischengelagert werden. Allgemeine Grundsätze für Büroumzüge beschreiben wir auf der Seite Firmenumzüge.

Umzüge von Institutionen – Fragen