Relokácia zamestnanca do Poľska – čo musí zabezpečiť firma?

Keď firma privádza špecialistu zo zahraničia, preprava vecí je najmenšia starosť. Relokácia zamestnanca je balík: legalizácia pobytu a práce, bývanie, rodné číslo, bankový účet, škola pre deti, niekedy jazykový kurz. Sťahovanie je jeden bod z desiatich a zvyčajne ten, ktorý ide najhladšie.

Nižšie je zoznam, ktorý prechádzame s HR oddeleniami pri relokáciách do Vroclavu a okolia — čo je na strane firmy, čo na strane zamestnanca, v akom poradí.

1. Základ pobytu a práce. Pre občanov Únie stačí registrácia pobytu nad tri mesiace. Mimo Únie — pracovné povolenie alebo vyhlásenie, a k tomu vízum alebo povolenie na pobyt.
2. Relokačný rozpočet a jeho rozsah. Čo hradí firma: prepravu vecí, prvý nájom, zálohu, letenku pre rodinu, školu? Rozpísané na začiatku ušetrí nedorozumenia v treťom mesiaci.
3. Dočasné bývanie na prvé týždne. Dlhodobý prenájom takmer vždy vyžaduje rodné číslo a pracovnú zmluvu, ktoré zamestnanec ešte nemá.
4. Kontaktná osoba hovoriaca po poľsky. Niekto, kto pôjde so zamestnancom na úrad alebo mu kvôli jeho záležitosti zavolá — skráti to formality o týždne.
5. Termín prepravy vecí dohodnutý s dátumom nástupu do práce, aby kontajner neprišiel skôr než bývanie.

• Prihlásenie k pobytu na adrese bydliska na obecnom úrade.
• Rodné číslo (PESEL) — potrebné pre ambulanciu, banku, daňový úrad a prenájom bytu.
• Povolenie na pobyt, ak je zamestnanec mimo Únie; žiadosť sa podáva na krajský úrad ešte pred koncom platnosti víza.
• Bankový účet a daňové číslo (NIP), ak sa zdaňuje samostatne.
• Zápis detí do školy alebo škôlky — v spádovej oblasti, alebo do medzinárodnej školy.
• Výmena vodičského preukazu, ak je mimo Európskej únie.

Pri sťahovaní spoza Európskej únie vchádzajú osobné veci ako sťahovací majetok — bez cla a bez DPH, pokiaľ sú splnené podmienky ohľadom dĺžky pobytu a používania vecí. Pri sťahovaní z Únie žiadne colné odbavenie nie je, počíta sa len termín.

Dve varianty, ktoré firmy volia najčastejšie:

• Plná preprava — celý byt zamestnanca ide do Poľska. Zmysel má, keď je relokácia na roky a s rodinou.
• Príručná preprava — pár desiatok krabíc, pracovné vybavenie, osobné veci, zvyšok zostáva alebo ide do úschovy. Zmysel má pri ročnom kontrakte alebo keď je byt zariadený.

Pri oboch variantoch sa oplatí vopred dohodnúť, kto preberie veci, ak zamestnanec ešte nedorazil — a či je kde ich uschovať. U nás je to box v sklade vo Vroclave, účtovaný podľa doby uskladnenia.

• Záloha a prvý nájom naraz. Pri prenájme v Poľsku to zvyčajne býva trojnásobok mesačnej sumy na štarte — bez toho zamestnanec zmluvu nepodpíše.
• Ambulancia a poistenie rodiny. Poistenie z titulu zamestnania sa vzťahuje na zamestnanca; rodina vyžaduje prihlásenie.
• Zviera. Čip, očkovanie proti besnote a veterinárne osvedčenie je záležitosť na niekoľko týždňov, pri niektorých smeroch na niekoľko mesiacov.
• Auto na zahraničných značkách a termín na jeho prehlásenie.
• Návrat. Kontrakt raz skončí — oplatí sa vedieť, či firma hradí aj prepravu späť.

Zabezpečujete formality, alebo len prepravu?

Prepravu, uskladnenie a colné odbavenie vecí. Pri legalizácii pobytu a práce spolupracujeme s advokátskymi kanceláriami, ale to je samostatná služba — hovoríme to na rovinu, aby nikto nepočítal, že sa papiere vybavia mimochodom pri sťahovaní.

Vystavujete faktúru na firmu, keď sa sťahuje zamestnanec?

Áno, to je pri relokáciách štandard. Faktúra obsahuje rozpis na prepravu, prácu tímu, materiál a prípadné uskladnenie.

Koľko zamestnancov môžete presťahovať naraz?

Robili sme relokácie jednotlivcov aj celých tímov. Pri väčšej skupine plánujeme prepravy podľa poradia dátumu nástupu, nie všetky naraz.

Čo s vecami, ktoré zostávajú v krajine pôvodu?

Môžu počkať u partnera zo siete FEDEMAC alebo prísť druhou prepravou. Pri sťahovacom majetku treba potom strážiť dvanásťmesačnú lehotu na prihlásenie.