Relocarea unui angajat în Polonia – ce trebuie să organizeze firma?

Când o firmă aduce un specialist din străinătate, transportul bunurilor este cea mai mică grijă. Relocarea unui angajat este un pachet: legalizarea șederii și a muncii, locuința, codul numeric personal (PESEL), contul bancar, școala pentru copii, uneori un curs de limbă. Mutarea este doar unul din zece puncte și de obicei cel care decurge cel mai lin.

Mai jos este lista pe care o parcurgem împreună cu departamentele de resurse umane la relocările spre Wrocław și împrejurimi — ce revine firmei, ce revine angajatului, în ce ordine.

1. Temeiul șederii și al muncii. Pentru cetățenii Uniunii este suficientă înregistrarea șederii peste trei luni. Din afara Uniunii — permis de muncă sau declarație, plus viză sau permis de ședere.
2. Bugetul de relocare și sfera lui. Ce acoperă firma: transportul bunurilor, prima chirie, garanția, zborul familiei, școala? Stabilit de la început evită neînțelegerile din a treia lună.
3. O locuință temporară pentru primele săptămâni. Închirierea pe termen lung necesită aproape întotdeauna un cod PESEL și un contract de muncă, pe care angajatul nu le are încă.
4. O persoană de contact care vorbește polonă. Cineva care merge cu angajatul la o instituție sau sună în numele lui — asta scurtează formalitățile cu săptămâni întregi.
5. Data transportului de bunuri stabilită în funcție de data începerii lucrului, ca să nu ajungă containerul înaintea locuinței.

• Înregistrarea reședinței la primăria de care aparține adresa.
• Codul numeric PESEL — necesar la clinică, bancă, fisc și pentru închirierea unei locuințe.
• Permisul de ședere, dacă angajatul vine din afara Uniunii; cererea se depune la sediul administrației regionale, încă înainte de expirarea vizei.
• Cont bancar și cod fiscal NIP, dacă își face singur declarațiile.
• Înscrierea copiilor la școală sau grădiniță — în zonă sau la o școală internațională.
• Preschimbarea permisului de conducere, dacă este din afara Uniunii Europene.

La o mutare din afara Uniunii Europene, bunurile personale intră drept bunuri de relocare — fără taxe vamale și fără TVA, cu condiția îndeplinirii criteriilor privind perioada de ședere și folosirea bunurilor. La o mutare din UE nu există nicio vămuire, contează doar termenul.

Două variante alese cel mai des de firme:

• Transport complet — toată locuința angajatului pleacă spre Polonia. Are sens când relocarea este pe ani și cu familia.
• Transport de mână — câteva cutii, echipament de lucru, lucruri personale, restul rămâne sau merge la depozitare. Are sens la un contract de un an sau când locuința este mobilată.

În ambele variante merită stabilit din timp cine preia bunurile dacă angajatul nu a ajuns încă — și dacă există unde să fie depozitate. La noi este vorba de un box într-un depozit din Wrocław, taxat în funcție de timpul de depozitare.

• Garanția și prima chirie deodată. La închirierea în Polonia, aceasta este de obicei triplul sumei lunare la început — fără asta angajatul nu semnează contractul.
• Clinica și asigurarea familiei. Asigurarea din contractul de muncă acoperă angajatul; familia necesită o declarație separată.
• Animalul de companie. Cip, vaccin antirabic și certificat veterinar înseamnă câteva săptămâni, iar pentru unele destinații, câteva luni.
• Mașina cu numere străine și termenul pentru reînmatricularea ei.
• Întoarcerea. Un contract se termină cândva — merită să știi dacă firma acoperă și transportul înapoi.

Vă ocupați de formalități sau doar de transport?

De transport, depozitare și vămuirea bunurilor. La legalizarea șederii și a muncii colaborăm cu cabinete specializate, dar este un serviciu separat — spunem asta direct, ca nimeni să nu creadă că actele se rezolvă în cadrul mutării.

Emiteți factură pe firmă atunci când se mută un angajat?

Da, este standard la relocări. Factura conține defalcarea pe transport, munca echipei, materiale și eventuala depozitare.

Câți angajați puteți muta deodată?

Am făcut relocări pentru persoane singure și pentru echipe întregi. La un grup mai mare planificăm transporturile în ordinea datelor de începere a lucrului, nu pe toate deodată.

Ce se întâmplă cu lucrurile care rămân în țara de origine?

Pot aștepta la un partener din rețeaua FEDEMAC sau pot veni cu un al doilea transport. La bunurile de relocare trebuie atunci respectat termenul de douăsprezece luni pentru declarare.