Mutarea biroului fără întrerupere – cum planifici weekendul?

La mutarea unei locuințe contează să poți dormi seara. La birou contează altceva: ca luni dimineața oamenii să se așeze și să lucreze. De aceea mutarea unui birou nu este o chestiune de forță de muncă, ci de program — cine, ce și în ce ordine împachetează, deconectează și conectează.

Mai jos este planul după care conducem mutările firmelor din Wrocław și din Europa — de la prima vizită până în prima zi de lucru la noul sediu.

1. Desemnați o singură persoană de contact. La mutarea unui birou deciziile se iau din mers; dacă nu există o singură persoană din partea firmei, echipa așteaptă.
2. Un plan al noului birou cu numerotarea posturilor. Fiecare birou, dulap și monitor primește un număr, același număr ajunge pe etichetă. Astfel, amplasarea nu mai este o ghicitoare.
3. O listă a echipamentelor sensibile. Servere, unități de stocare, imprimante de format mare, echipamente de măsurare — acestea circulă separat și necesită adesea o protecție specială.
4. Termenul de deconectare și de punere în funcțiune a liniilor. Internetul de la noul birou trebuie să funcționeze înainte de sosirea calculatoarelor — aceasta este cea mai frecventă cauză de întrerupere.
5. Stabilirea liftului și a locului de parcare pe ambele părți, împreună cu orele în care administrația clădirii permite transportul.

Aducem cutii și etichete, iar angajații își împachetează propriul birou — este singura parte care nu poate fi făcută în locul lor, pentru că nimeni altcineva nu știe ce este în sertar. În paralel, echipa noastră împachetează arhiva, bucătăria și spațiile comune.

• Documentele din biblioraft merg în cutii de arhivă, etichetate cu departamentul și intervalul de ani.
• Echipamentul informatic — dacă nu are ambalajul original, îl împachetăm în burete și folie cu bule, monitoarele separat, cu ecranele față în față.
• Mobilierul modular îl demontăm abia în ziua mutării, ca biroul să funcționeze până la capăt.
• Cheile, cardurile de acces și telecomanda barierei — o singură persoană, un singur plic, un singur proces-verbal.

Cel mai frecvent scenariu este vinerea după program și sâmbăta. Vineri seara deconectăm și împachetăm echipamentele, sâmbătă transportăm și amplasăm, duminica rămâne timp pentru retușuri. Luni dimineața angajații găsesc posturile gata pregătite.

La firmele mai mari împărțim mutarea pe etape: mai întâi departamentele care pot lucra de la distanță, apoi cele care trebuie să fie la fața locului. Camera serverelor pleacă de obicei ultima și este prima repusă în funcțiune.

• Lipsa internetului la noul birou. Operatorul poate avea nevoie de săptămâni întregi, iar echipamentul este deja la fața locului.
• Liftul ocupat de altă firmă din aceeași clădire — fără rezervare, mutarea stă pe loc.
• Cutii neetichetate. O cutie fără număr înseamnă un sfert de oră de căutat la despachetare, o sută de cutii fără numere înseamnă o zi întreagă pierdută.
• Mobilă care nu încape în noua dispunere. O măsurătoare înainte de mutare costă o oră, evacuarea unui mobilier la fața locului costă o zi întreagă.
• Lipsa unei decizii despre arhivă. Documentele vechi de obicei nu trebuie transportate; o parte poate fi dată la depozitare, o parte distrusă în mod documentat.

Poate firma să lucreze în timpul mutării?

Da, dacă o împărțim pe etape. De obicei mutăm departamentele pe rând, iar weekendul îl rezervăm pentru echipamentul comun și camera serverelor. La birourile mai mici, toată mutarea încape într-un singur weekend.

Cine împachetează calculatoarele și documentele?

Calculatoarele și arhiva le împachetează echipa noastră, conținutul birourilor îl împachetează angajații. Această împărțire este cea mai rapidă și mai sigură — nimeni nu își mai caută ulterior lucrurile în cutia altcuiva.

Ce se întâmplă cu mobila care nu merge la noul birou?

O putem depozita, o putem revinde sau o putem casa cu document justificativ. La cantități mai mari, aceasta este o poziție separată în ofertă.

Primim factură și asigurare?

Da. Mutarea biroului este o cheltuială deductibilă, iar pentru echipamentele de valoare mare stabilim o asigurare a încărcăturii calculată din valoarea din procesul-verbal, nu din greutate.