Relokacja pracownika do Polski – co musi zorganizować firma?

Gdy firma ściąga specjalistę z zagranicy, transport rzeczy jest najmniejszym zmartwieniem. Relokacja pracownika to pakiet: legalizacja pobytu i pracy, mieszkanie, numer PESEL, konto w banku, szkoła dla dzieci, czasem kurs języka. Przeprowadzka jest jednym punktem z dziesięciu i zwykle tym, który idzie najgładziej.

Poniżej lista, którą przechodzimy z działami HR przy relokacjach do Wrocławia i okolic — co po stronie firmy, co po stronie pracownika, w jakiej kolejności.

1. Podstawa pobytu i pracy. Dla obywateli Unii wystarczy rejestracja pobytu powyżej trzech miesięcy. Spoza Unii — zezwolenie na pracę albo oświadczenie, a do tego wiza lub karta pobytu.
2. Budżet relokacyjny i jego zakres. Co pokrywa firma: transport rzeczy, pierwszy najem, kaucję, przelot rodziny, szkołę? Rozpisane na początku oszczędza nieporozumień w trzecim miesiącu.
3. Mieszkanie tymczasowe na pierwsze tygodnie. Wynajem długoterminowy prawie zawsze wymaga numeru PESEL i umowy o pracę, których pracownik jeszcze nie ma.
4. Osoba kontaktowa po polsku. Ktoś, kto pójdzie z pracownikiem do urzędu albo zadzwoni w jego sprawie — to skraca formalności o tygodnie.
5. Termin transportu rzeczy uzgodniony z datą rozpoczęcia pracy, żeby kontener nie przyjechał przed mieszkaniem.

• Meldunek pod adresem zamieszkania w urzędzie gminy.
• Numer PESEL — potrzebny do przychodni, banku, urzędu skarbowego i wynajmu mieszkania.
• Karta pobytu, jeśli pracownik jest spoza Unii; wniosek składa się do urzędu wojewódzkiego jeszcze przed końcem ważności wizy.
• Konto w banku i numer NIP, jeśli rozlicza się samodzielnie.
• Zapis dzieci do szkoły lub przedszkola — w rejonie albo do szkoły międzynarodowej.
• Wymiana prawa jazdy, gdy jest spoza Unii Europejskiej.

Przy przeprowadzce spoza Unii Europejskiej rzeczy osobiste wjeżdżają jako mienie przesiedleńcze — bez cła i bez podatku VAT, o ile spełnione są warunki co do okresu pobytu i używania rzeczy. Przy przeprowadzce z Unii żadnej odprawy nie ma, liczy się tylko termin.

Dwa warianty, które najczęściej wybierają firmy:

• Pełny transport — całe mieszkanie pracownika jedzie do Polski. Sens, gdy relokacja jest na lata i z rodziną.
• Transport podręczny — kilkanaście kartonów, sprzęt do pracy, rzeczy osobiste, reszta zostaje albo idzie do przechowania. Sens przy kontrakcie na rok albo gdy mieszkanie jest umeblowane.

Przy obu wariantach warto z góry ustalić, kto odbiera rzeczy, jeśli pracownik jeszcze nie dotarł — i czy jest gdzie je przechować. U nas to boks w magazynie we Wrocławiu, rozliczany za czas przechowania.

• Kaucja i pierwszy czynsz naraz. Przy wynajmie w Polsce to zwykle trzykrotność miesięcznej kwoty na starcie — bez tego pracownik nie podpisze umowy.
• Przychodnia i ubezpieczenie rodziny. Ubezpieczenie z tytułu pracy obejmuje pracownika; rodzina wymaga zgłoszenia.
• Zwierzę. Czip, szczepienie przeciw wściekliźnie i świadectwo weterynaryjne to sprawa na kilka tygodni, a przy niektórych kierunkach na kilka miesięcy.
• Samochód na zagranicznych tablicach i termin na jego przerejestrowanie.
• Powrót. Kontrakt kiedyś się kończy — warto wiedzieć, czy firma pokrywa też transport w drugą stronę.

Czy zajmujecie się formalnościami, czy tylko transportem?

Transportem, przechowaniem i odprawą celną rzeczy. Przy legalizacji pobytu i pracy współpracujemy z kancelariami, ale to osobna usługa — mówimy o tym wprost, żeby nikt nie liczył, że papiery załatwią się przy okazji przeprowadzki.

Czy wystawiacie fakturę na firmę, gdy przeprowadza się pracownik?

Tak, to standard przy relokacjach. Faktura zawiera rozbicie na transport, pracę ekipy, materiały i ewentualne przechowanie.

Ilu pracowników możecie przenieść naraz?

Robiliśmy relokacje pojedynczych osób i całych zespołów. Przy większej grupie planujemy transporty w kolejności dat rozpoczęcia pracy, a nie wszystkie naraz.

Co z rzeczami, które zostają w kraju pochodzenia?

Mogą poczekać u partnera z sieci FEDEMAC albo przyjechać drugim transportem. Przy mieniu przesiedleńczym trzeba wtedy pilnować dwunastomiesięcznego terminu na zgłoszenie.