Przeprowadzka biura bez przestoju – jak zaplanować weekend?

W przeprowadzce mieszkania liczy się to, żeby wieczorem dało się spać. W biurze liczy się co innego: żeby w poniedziałek rano ludzie usiedli i pracowali. Dlatego przeprowadzka biura to nie kwestia siły roboczej, tylko harmonogramu — kto, co i w jakiej kolejności pakuje, wyłącza i podłącza.

Poniżej plan, według którego prowadzimy przeprowadzki firm we Wrocławiu i w Europie — od pierwszej wizyty po pierwszy dzień pracy w nowym miejscu.

1. Wyznaczcie jedną osobę do kontaktu. Przy przeprowadzce biura decyzje zapadają w biegu; jeśli nie ma jednej osoby po stronie firmy, ekipa czeka.
2. Plan nowego biura z numerami stanowisk. Każde biurko, szafa i monitor dostają numer, ten sam numer trafia na naklejkę. Dzięki temu rozstawienie nie jest zgadywanką.
3. Lista sprzętu wrażliwego. Serwery, macierze, drukarki wielkoformatowe, sprzęt pomiarowy — te rzeczy jadą osobno i często wymagają oddzielnego zabezpieczenia.
4. Termin wyłączenia i uruchomienia łączy. Internet w nowym biurze musi działać wcześniej niż przyjadą komputery — to najczęstsza przyczyna przestoju.
5. Ustalenie windy i miejsca postojowego po obu stronach, wraz z godzinami, w których administracja budynku dopuszcza transport.

Rozwozimy kartony i naklejki, a pracownicy pakują swoje biurka — to jedyna część, której nie da się zrobić za kogoś, bo nikt inny nie wie, co jest w szufladzie. Równolegle nasza ekipa pakuje archiwum, kuchnię i części wspólne.

• Dokumenty w segregatorach jadą w kartonach archiwizacyjnych, opisanych działem i zakresem lat.
• Sprzęt komputerowy — jeśli nie ma oryginalnych opakowań, pakujemy go w piankę i folię bąbelkową, monitory osobno, ekranami do siebie.
• Meble systemowe rozkręcamy dopiero w dniu przeprowadzki, żeby biuro pracowało do końca.
• Klucze, karty dostępu i pilot do szlabanu — jedna osoba, jedna koperta, jeden protokół.

Najczęstszy wariant to piątek po godzinach i sobota. W piątek wieczorem wyłączamy i pakujemy sprzęt, w sobotę przewozimy i rozstawiamy, w niedzielę zostaje czas na poprawki. W poniedziałek rano pracownicy zastają gotowe stanowiska.

Przy większych firmach dzielimy przeprowadzkę na etapy: najpierw działy, które mogą pracować zdalnie, potem te, które muszą być na miejscu. Serwerownia zwykle jedzie jako ostatnia i jako pierwsza wraca do działania.

• Brak internetu w nowym biurze. Operator potrafi potrzebować tygodni, a sprzęt jest już na miejscu.
• Winda zajęta przez inną firmę w tym samym budynku — bez rezerwacji przeprowadzka stoi.
• Nieopisane kartony. Jeden karton bez numeru to kwadrans szukania przy rozpakowaniu, sto kartonów bez numerów to stracony dzień.
• Meble, które nie mieszczą się w nowym układzie. Pomiar przed przeprowadzką kosztuje godzinę, wywóz mebla na miejscu — cały dzień.
• Brak decyzji, co robić z archiwum. Papiery sprzed lat zwykle nie muszą jechać; część można oddać do przechowania, część zniszczyć w sposób udokumentowany.

Czy firma może pracować w trakcie przeprowadzki?

Tak, jeśli podzielimy ją na etapy. Zwykle przenosimy działy kolejno, a weekend zostawiamy na sprzęt wspólny i serwerownię. Przy mniejszych biurach cała przeprowadzka mieści się w jednym weekendzie.

Kto pakuje komputery i dokumenty?

Komputery i archiwum pakuje nasza ekipa, zawartość biurek pakują pracownicy. Taki podział jest najszybszy i najbezpieczniejszy — nikt nie szuka potem swoich rzeczy w cudzym kartonie.

Co z meblami, które nie jadą do nowego biura?

Możemy je przechować w magazynie, odsprzedać albo zutylizować z dokumentem potwierdzającym. Przy większych ilościach to osobna pozycja w wycenie.

Czy dostaniemy fakturę i ubezpieczenie?

Tak. Przeprowadzka biura jest kosztem uzyskania przychodu, a przy sprzęcie o wysokiej wartości ustalamy ubezpieczenie ładunku liczone od wartości z protokołu, nie od wagi.