Relocatie van een werknemer naar Polen – wat moet het bedrijf regelen?

Als een bedrijf een specialist uit het buitenland haalt, is het vervoer van spullen de kleinste zorg. Relocatie van een werknemer is een pakket: legalisering van verblijf en werk, woning, een PESEL-nummer, een bankrekening, school voor de kinderen, soms een taalcursus. De verhuizing is één punt van de tien en meestal degene die het soepelst verloopt.

Hieronder de lijst die we met HR-afdelingen doorlopen bij relocaties naar Wrocław en omgeving — wat aan de kant van het bedrijf ligt, wat aan de kant van de werknemer, in welke volgorde.

1. Basis voor verblijf en werk. Voor EU-burgers volstaat registratie van een verblijf van meer dan drie maanden. Van buiten de EU — een werkvergunning of een verklaring, plus een visum of verblijfskaart.
2. Relocatiebudget en de omvang ervan. Wat dekt het bedrijf: vervoer van spullen, de eerste huur, de borg, de vlucht van het gezin, school? Dit vanaf het begin vastleggen bespaart misverstanden in de derde maand.
3. Tijdelijke woonruimte voor de eerste weken. Een langlopende huur vereist bijna altijd een PESEL-nummer en een arbeidscontract, die de werknemer nog niet heeft.
4. Een Poolstalige contactpersoon. Iemand die met de werknemer meegaat naar een instantie of namens hem belt — dat bespaart weken aan formaliteiten.
5. Een datum voor het vervoer van spullen afgestemd op de startdatum van het werk, zodat de container niet eerder aankomt dan de woning.

• Inschrijving van het woonadres bij het gemeentekantoor.
• Een PESEL-nummer — nodig voor de kliniek, de bank, de belastingdienst en het huren van een woning.
• Een verblijfskaart, als de werknemer van buiten de EU komt; de aanvraag wordt nog vóór het verlopen van het visum ingediend bij het voivodschapskantoor.
• Een bankrekening en een NIP-nummer, als de belastingen zelf worden afgehandeld.
• Inschrijving van de kinderen op school of kinderopvang — in de wijk of op een internationale school.
• Omwisseling van het rijbewijs, als dit van buiten de Europese Unie komt.

Bij een verhuizing van buiten de Europese Unie komen persoonlijke bezittingen binnen als verhuisboedel — zonder douanerechten en zonder btw, mits aan de voorwaarden voor verblijfsduur en gebruik van de spullen is voldaan. Bij een verhuizing vanuit de EU is er geen afhandeling nodig, alleen de timing telt.

Twee varianten die bedrijven het vaakst kiezen:

• Volledig vervoer — de hele woning van de werknemer gaat mee naar Polen. Zinvol als de relocatie voor jaren is en met gezin.
• Handbagagevervoer — een stuk of wat dozen, werkuitrusting, persoonlijke spullen, de rest blijft achter of gaat de opslag in. Zinvol bij een contract van een jaar of als de woning gemeubileerd is.

Bij beide varianten is het slim om vooraf af te spreken wie de spullen in ontvangst neemt als de werknemer nog niet is aangekomen — en of er een plek is om ze op te slaan. Bij ons is dat een box in ons magazijn in Wrocław, afgerekend per opslagperiode.

• Borg en eerste huur ineens. Huren in Polen betekent aan het begin meestal driemaal het maandbedrag — zonder dat tekent de werknemer het contract niet.
• Kliniek en gezinsverzekering. De verzekering vanuit het werk dekt de werknemer; het gezin moet apart worden aangemeld.
• Een huisdier. Chip, rabiësvaccinatie en veterinair certificaat zijn een kwestie van enkele weken, en bij sommige bestemmingen van enkele maanden.
• Een auto op buitenlandse kentekenplaten en de termijn voor het ombouwen ervan.
• De terugkeer. Een contract loopt ooit af — het is goed om te weten of het bedrijf ook het vervoer terug dekt.

Regelen jullie de formaliteiten, of alleen het vervoer?

Vervoer, opslag en douaneafhandeling van spullen. Bij de legalisering van verblijf en werk werken we samen met advocatenkantoren, maar dat is een aparte dienst — dat zeggen we duidelijk, zodat niemand verwacht dat de papieren als vanzelf geregeld worden bij de verhuizing.

Factureren jullie het bedrijf als een werknemer verhuist?

Ja, dat is standaard bij relocaties. De factuur splitst transport, het werk van de ploeg, materiaal en eventuele opslag uit.

Hoeveel werknemers kunnen jullie tegelijk verplaatsen?

We hebben zowel individuele personen als hele teams verplaatst. Bij een grotere groep plannen we de transporten in volgorde van startdatum, niet allemaal tegelijk.

En spullen die in het land van herkomst blijven?

Die kunnen wachten bij een partner uit het FEDEMAC-netwerk of met een tweede transport meekomen. Bij verhuisboedel moet je dan de termijn van twaalf maanden voor de aanmelding in de gaten houden.