Irodaköltöztetés leállás nélkül – hogyan tervezzünk egy hétvégét?

Lakásköltözésnél az számít, hogy este lehessen aludni. Az irodában más a tét: hogy hétfőn reggel mindenki leüljön és dolgozzon. Ezért az irodaköltöztetés nem munkaerő kérdése, hanem ütemtervé — ki mit és milyen sorrendben csomagol, kapcsol le és kapcsol be.

Az alábbiakban az a terv, amely szerint a wrocławi és európai cégköltöztetéseket vezetjük — az első helyszíni bejárástól az új helyen töltött első munkanapig.

1. Jelöljenek ki egy kapcsolattartót. Irodaköltöztetésnél a döntések menet közben születnek; ha a cég oldalán nincs egy konkrét felelős, a csapat vár.
2. Az új iroda terve az állomások számozásával. Minden asztal, szekrény és monitor számot kap, ugyanaz a szám kerül a matricára is. Így a berendezés nem találgatás.
3. Az érzékeny eszközök listája. Szerverek, tárolók, nagyformátumú nyomtatók, mérőműszerek — ezek külön mennek, és gyakran külön védelmet igényelnek.
4. A vonalak lekapcsolásának és beindításának határideje. Az internetnek az új irodában előbb kell működnie, mint ahogy a számítógépek megérkeznek — ez a leállás leggyakoribb oka.
5. A lift és a rakodóhely egyeztetése mindkét oldalon, azokkal az órákkal együtt, amikor az épület kezelése engedélyezi a szállítást.

Kiszállítjuk a dobozokat és a matricákat, a munkatársak pedig becsomagolják a saját asztalukat — ez az egyetlen rész, amit nem lehet más helyett elvégezni, mert senki más nem tudja, mi van a fiókban. Ezzel párhuzamosan csapatunk csomagolja az archívumot, a konyhát és a közös tereket.

• A mappákban lévő dokumentumok archiváló dobozokban mennek, felcímkézve az osztállyal és az évek tartományával.
• A számítástechnikai eszközöket — ha nincs eredeti csomagolásuk — habba és buborékfóliába csomagoljuk, a monitorokat külön, képernyővel egymás felé fordítva.
• A rendszerbútorokat csak a költözés napján szereljük szét, hogy az iroda az utolsó pillanatig működjön.
• Kulcsok, beléptetőkártyák és a sorompó távirányítója — egy személy, egy boríték, egy jegyzőkönyv.

A leggyakoribb megoldás a péntek munkaidő utáni szakasza és a szombat. Pénteken este lekapcsoljuk és becsomagoljuk az eszközöket, szombaton szállítunk és berendezünk, vasárnap marad idő a javításokra. Hétfőn reggel a munkatársak kész munkaállomásokat találnak.

Nagyobb cégeknél a költözést szakaszokra osztjuk: először azok az osztályok, amelyek távolról is tudnak dolgozni, utána azok, amelyeknek helyben kell lenniük. A szerverszoba általában utolsóként megy, és elsőként áll vissza üzembe.

• Nincs internet az új irodában. A szolgáltatónak néha hetekre van szüksége, miközben az eszközök már a helyszínen vannak.
• A liftet másik cég foglalja el ugyanabban az épületben — foglalás nélkül a költözés leáll.
• Felcímkézetlen dobozok. Egy szám nélküli doboz negyedórás keresést jelent kicsomagoláskor, száz szám nélküli doboz egy elveszett napot.
• Bútor, amely nem fér bele az új elrendezésbe. A felmérés a költözés előtt egy órát vesz igénybe, a bútor helyszíni elszállítása egy egész napot.
• Nincs döntés arról, mi legyen az archívummal. A régi papírok általában nem kell, hogy menjenek; egy részük tárolóba kerülhet, egy részük dokumentált módon megsemmisíthető.

Dolgozhat a cég a költözés alatt?

Igen, ha szakaszokra osztjuk. Általában az osztályokat egymás után költöztetjük, a hétvégét pedig a közös eszközöknek és a szerverszobának tartjuk fenn. Kisebb irodáknál az egész költözés egy hétvégébe belefér.

Ki csomagolja a számítógépeket és a dokumentumokat?

A számítógépeket és az archívumot csapatunk csomagolja, az asztalok tartalmát a munkatársak. Ez a felosztás a leggyorsabb és legbiztonságosabb — így senki nem keresi később a saját holmiját mások dobozában.

Mi legyen a bútorral, amely nem megy az új irodába?

Tárolhatjuk raktárban, eladhatjuk, vagy igazoló dokumentummal megsemmisíthetjük. Nagyobb mennyiségnél ez külön tétel az árajánlatban.

Kapunk számlát és biztosítást?

Igen. Az irodaköltöztetés elszámolható költség, a nagy értékű eszközöknél pedig a jegyzőkönyvben szereplő érték — nem a súly — alapján számított rakománybiztosítást kötünk.