Mitarbeiter-Relocation nach Polen – was muss die Firma organisieren?

Wenn eine Firma einen Spezialisten aus dem Ausland holt, ist der Transport der Sachen die kleinste Sorge. Mitarbeiter-Relocation ist ein Paket: Legalisierung von Aufenthalt und Arbeit, Wohnung, PESEL-Nummer, Bankkonto, Schule für die Kinder, manchmal ein Sprachkurs. Der Umzug ist einer von zehn Punkten und meist der, der am reibungslosesten läuft.

Im Folgenden die Liste, die wir mit HR-Abteilungen bei Relocations nach Wrocław und Umgebung durchgehen — was auf Seiten der Firma liegt, was auf Seiten des Mitarbeiters, in welcher Reihenfolge.

1. Grundlage für Aufenthalt und Arbeit. Für EU-Bürger reicht eine Aufenthaltsregistrierung über drei Monate. Von außerhalb der EU — eine Arbeitserlaubnis oder eine Erklärung, dazu ein Visum oder eine Aufenthaltskarte.
2. Relocation-Budget und sein Umfang. Was übernimmt die Firma: Transport der Sachen, erste Miete, Kaution, Flug der Familie, Schule? Von Anfang an festgelegt, erspart das Missverständnisse im dritten Monat.
3. Übergangswohnung für die ersten Wochen. Eine langfristige Miete erfordert fast immer eine PESEL-Nummer und einen Arbeitsvertrag, die der Mitarbeiter noch nicht hat.
4. Eine polnischsprachige Kontaktperson. Jemand, der mit dem Mitarbeiter zum Amt geht oder in seiner Sache anruft — das verkürzt die Formalitäten um Wochen.
5. Ein mit dem Arbeitsbeginn abgestimmter Transporttermin für die Sachen, damit der Container nicht vor der Wohnung ankommt.

• Anmeldung der Wohnadresse beim Gemeindeamt.
• Eine PESEL-Nummer — nötig für die Arztpraxis, die Bank, das Finanzamt und die Wohnungsmiete.
• Eine Aufenthaltskarte, wenn der Mitarbeiter von außerhalb der EU kommt; der Antrag wird noch vor Ablauf des Visums beim Woiwodschaftsamt gestellt.
• Ein Bankkonto und eine NIP-Nummer, wenn die Steuern selbst abgerechnet werden.
• Anmeldung der Kinder in Schule oder Kindergarten — im Wohnbezirk oder an einer internationalen Schule.
• Umtausch des Führerscheins, wenn er von außerhalb der Europäischen Union stammt.

Bei einem Umzug von außerhalb der Europäischen Union werden persönliche Sachen als Übersiedlungsgut eingeführt — zoll- und mehrwertsteuerfrei, sofern die Bedingungen zu Aufenthaltsdauer und Nutzung der Sachen erfüllt sind. Bei einem Umzug aus der EU entfällt jede Abfertigung, es zählt nur der Termin.

Zwei Varianten, die Firmen am häufigsten wählen:

• Vollständiger Transport — die gesamte Wohnung des Mitarbeiters fährt nach Polen. Sinnvoll, wenn die Relocation auf Jahre angelegt ist und mit Familie erfolgt.
• Handgepäck-Transport — ein paar Kartons, Arbeitsausrüstung, persönliche Sachen, der Rest bleibt oder geht in die Einlagerung. Sinnvoll bei einem Jahresvertrag oder wenn die Wohnung möbliert ist.

Bei beiden Varianten lohnt es sich, im Voraus zu klären, wer die Sachen entgegennimmt, falls der Mitarbeiter noch nicht angekommen ist — und ob es einen Lagerort dafür gibt. Bei uns ist das eine Box in unserem Lager in Wrocław, abgerechnet nach Lagerzeit.

• Kaution und erste Miete auf einmal. Bei einer Miete in Polen ist das zu Beginn meist das Dreifache der Monatsmiete — ohne das unterschreibt der Mitarbeiter den Vertrag nicht.
• Arztpraxis und Familienversicherung. Die Versicherung aus dem Arbeitsverhältnis deckt den Mitarbeiter ab; die Familie muss gesondert angemeldet werden.
• Ein Haustier. Chip, Tollwutimpfung und Veterinärzeugnis sind eine Sache von einigen Wochen, bei manchen Zielen von einigen Monaten.
• Ein Auto mit ausländischem Kennzeichen und die Frist für seine Ummeldung.
• Die Rückkehr. Ein Vertrag endet irgendwann — es lohnt sich zu wissen, ob die Firma auch den Transport in die andere Richtung übernimmt.

Kümmern Sie sich um die Formalitäten oder nur um den Transport?

Um Transport, Einlagerung und Zollabfertigung der Sachen. Bei der Legalisierung von Aufenthalt und Arbeit arbeiten wir mit Kanzleien zusammen, aber das ist eine gesonderte Leistung — wir sagen das offen, damit niemand erwartet, dass sich die Papiere nebenbei beim Umzug erledigen.

Stellen Sie der Firma eine Rechnung aus, wenn ein Mitarbeiter umzieht?

Ja, das ist bei Relocations Standard. Die Rechnung ist aufgeschlüsselt nach Transport, Arbeit des Teams, Material und eventueller Einlagerung.

Wie viele Mitarbeiter können Sie gleichzeitig verlegen?

Wir haben einzelne Personen und ganze Teams verlegt. Bei größeren Gruppen planen wir die Transporte nach Reihenfolge der Arbeitsbeginndaten, nicht alle auf einmal.

Was ist mit Sachen, die im Herkunftsland bleiben?

Sie können bei einem Partner aus dem FEDEMAC-Netzwerk warten oder mit einem zweiten Transport nachkommen. Beim Übersiedlungsgut muss man dann die Zwölf-Monats-Frist für die Anmeldung im Auge behalten.