Relokace zaměstnance do Polska – co musí zajistit firma?

Když firma přivádí specialistu ze zahraničí, přeprava věcí je nejmenší starost. Relokace zaměstnance je balíček: legalizace pobytu a práce, bydlení, číslo PESEL, bankovní účet, škola pro děti, někdy jazykový kurz. Stěhování je jeden bod z deseti a obvykle ten, který jde nejhladčeji.

Níže je seznam, který procházíme s HR odděleními při relokacích do Vratislavi a okolí — co je na straně firmy, co na straně zaměstnance, v jakém pořadí.

1. Základ pobytu a práce. Pro občany Unie stačí registrace pobytu nad tři měsíce. Mimo Unii — pracovní povolení nebo prohlášení, a k tomu vízum nebo povolení k pobytu.
2. Relokační rozpočet a jeho rozsah. Co hradí firma: přepravu věcí, první nájem, kauci, letenku pro rodinu, školu? Rozepsané na začátku ušetří nedorozumění ve třetím měsíci.
3. Dočasné bydlení na první týdny. Dlouhodobý pronájem téměř vždy vyžaduje číslo PESEL a pracovní smlouvu, které zaměstnanec ještě nemá.
4. Kontaktní osoba mluvící polsky. Někdo, kdo půjde se zaměstnancem na úřad nebo mu kvůli jeho záležitosti zavolá — zkrátí to formality o týdny.
5. Termín přepravy věcí dohodnutý s datem nástupu do práce, aby kontejner nedorazil dřív než bydlení.

• Přihlášení k pobytu na adrese bydliště na obecním úřadě.
• Číslo PESEL — potřebné pro polikliniku, banku, finanční úřad a pronájem bytu.
• Povolení k pobytu, pokud je zaměstnanec mimo Unii; žádost se podává na krajský úřad ještě před koncem platnosti víza.
• Bankovní účet a daňové číslo (NIP), pokud se zdaňuje samostatně.
• Zápis dětí do školy nebo školky — v místním obvodu, nebo do mezinárodní školy.
• Výměna řidičského průkazu, pokud je mimo Evropskou unii.

Při stěhování mimo Evropskou unii vjíždějí osobní věci jako stěhovaný majetek — bez cla a bez DPH, pokud jsou splněny podmínky ohledně délky pobytu a používání věcí. Při stěhování z Unie žádné celní odbavení není, počítá se jen termín.

Dvě varianty, které firmy volí nejčastěji:

• Plná přeprava — celý byt zaměstnance jede do Polska. Smysl, když je relokace na roky a s rodinou.
• Příruční přeprava — pár desítek krabic, pracovní vybavení, osobní věci, zbytek zůstává nebo jde do úschovy. Smysl u ročního kontraktu nebo když je byt zařízený.

U obou variant se vyplatí předem domluvit, kdo přebírá věci, pokud zaměstnanec ještě nedorazil — a jestli je kde je uschovat. U nás je to box ve skladu ve Vratislavi, účtovaný podle doby uskladnění.

• Kauce a první nájem najednou. Při pronájmu v Polsku to bývá trojnásobek měsíční částky na startu — bez toho zaměstnanec smlouvu nepodepíše.
• Poliklinika a pojištění rodiny. Pojištění z titulu zaměstnání kryje zaměstnance; rodina vyžaduje přihlášení.
• Zvíře. Čip, očkování proti vzteklině a veterinární osvědčení je záležitost na několik týdnů, u některých směrů na několik měsíců.
• Auto na zahraničních značkách a termín na jeho přeregistraci.
• Návrat. Kontrakt jednou skončí — vyplatí se vědět, jestli firma hradí i přepravu zpět.

Zajišťujete formality, nebo jen přepravu?

Přepravu, uskladnění a celní odbavení věcí. Při legalizaci pobytu a práce spolupracujeme s advokátními kancelářemi, ale to je samostatná služba — říkáme to na rovinu, aby nikdo nepočítal, že se papíry vyřídí mimochodem při stěhování.

Vystavujete fakturu na firmu, když se stěhuje zaměstnanec?

Ano, to je při relokacích standard. Faktura obsahuje rozpis na přepravu, práci týmu, materiál a případné uskladnění.

Kolik zaměstnanců můžete přestěhovat najednou?

Dělali jsme relokace jednotlivců i celých týmů. U větší skupiny plánujeme přepravy podle pořadí data nástupu, ne všechny najednou.

Co s věcmi, které zůstávají v zemi původu?

Mohou počkat u partnera ze sítě FEDEMAC nebo přijet druhou přepravou. U stěhovaného majetku je pak třeba hlídat dvanáctiměsíční lhůtu na přihlášení.